Mit dem Jahresbeginn 2025 wurde die Nutzung der E-Rechnung für bestimmte B2B-Inlandsumsätze eingeführt – flankiert von Übergangsregelungen zur Ausstellung. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 15.10.2025 wichtige technische Einzelheiten konkretisiert, insbesondere zu Formatanforderungen, Formatfehlern und dem Umgang mit Gutschriften. Wir fassen die wesentlichen Punkte für Sie zusammen.
Was gilt seit dem 1. Januar 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmer grundsätzlich verpflichtet, E-Rechnungen für bestimmte B2B-Inlandsumsätze zu empfangen – für diese Empfangspflicht gibt es keine Übergangsfrist. Die Ausstellungspflicht hingegen wird durch Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 UStG zeitlich gestreckt: Viele Unternehmer dürfen bei der Rechnungsstellung bis Ende 2026 bzw. 2027 noch sogenannte „sonstige Rechnungen" verwenden.
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 – das zweite Anwendungsschreiben zur E-Rechnungspflicht nach dem Einführungsschreiben vom 15.10.2024 – enthält keine grundlegenden gesetzlichen Änderungen, präzisiert jedoch zentrale technische Fragen, die in der Praxis zu Unsicherheiten geführt haben.
Technische Anforderungen: Was ist eine E-Rechnung?
Eine Rechnung gilt nur dann als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, wenn sie kumulativ folgende Voraussetzungen erfüllt:
- Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt.
- Sie ermöglicht eine automatisierte elektronische Verarbeitung.
- Sie entspricht den Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG, d. h. sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 (CEN-Format gemäß Richtlinie 2014/55/EU).
Zulässige Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD (mit eingebettetem XML-Teil). Ein reines PDF-Dokument ohne strukturierte Datenkomponente erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt lediglich als „sonstige Rechnung" im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG.
Klarstellungen zu Formatfehlern
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 präzisiert, unter welchen Umständen eine Rechnung trotz elektronischer Übermittlung nicht als E-Rechnung anerkannt wird. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn:
- kein zulässiges strukturiertes Format verwendet wird (also weder XRechnung noch ZUGFeRD mit korrektem XML-Teil), oder
- eine vollständige und korrekte Datenextraktion technisch nicht möglich ist.
In diesen Fällen liegt lediglich eine sonstige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG vor. Praxisrelevant ist dabei die Unterscheidung, die das BMF zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern trifft: Formatfehler führen dazu, dass keine E-Rechnung vorliegt – mit möglichen Konsequenzen für den Vorsteuerabzug. Geschäftsregelfehler betreffen demgegenüber inhaltliche Mängel und werden erst auf einer anderen Ebene relevant.
E-Rechnungspflicht bei Gutschriften
Das BMF stellt klar, dass die Verpflichtung zur E-Rechnung auch Gutschriften erfasst, sofern diese umsatzsteuerrechtlich als Rechnung behandelt werden. Das bedeutet:
- Auch Gutschriften müssen in einem zulässigen strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden.
- Eine rein bildhafte Darstellung oder ein einfaches PDF genügt in diesen Fällen nicht.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Unverändert von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen sind:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise für die Personenbeförderung (§ 34 UStDV),
- Rechnungen von Kleinunternehmern: Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, dürfen jedoch freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Wichtig: Auch Kleinunternehmer sind ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen.
Fazit: Handlungsbedarf für Unternehmen
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 bringt keine grundlegenden Neuerungen, schafft aber wichtige Klarheit bei technischen Detailfragen zur E-Rechnungspflicht. Für die Praxis bedeutet das: Unternehmen sollten ihre Rechnungsprozesse und eingesetzten Systeme sorgfältig überprüfen und sicherstellen, dass die formalen Anforderungen – insbesondere im Hinblick auf Formatkonformität und Datenextrahierbarkeit – zuverlässig erfüllt werden.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen dabei die Empfangspflicht (gilt ab sofort ohne Übergangsfrist) und die stufenweise Ausstellungspflicht gemäß den Übergangsregelungen.
Haben Sie Fragen zur E-Rechnungspflicht oder zur praktischen Umsetzung in Ihrem Unternehmen? Wir beraten Sie gerne – sprechen Sie uns an.
