Z początkiem 2025 r. wprowadzono stosowanie e-faktur dla określonych krajowych transakcji B2B – wraz z przepisami przejściowymi dotyczącymi ich wystawiania. W piśmie z 15.10.2025 r. Federalne Ministerstwo Finansów (BMF) doprecyzowało istotne szczegóły techniczne, w szczególności w zakresie wymogów dotyczących formatu, błędów formatu oraz postępowania z fakturami rozliczeniowymi (notami uznaniowymi). Poniżej podsumowujemy dla Państwa najważniejsze punkty.
Co obowiązuje od 1 stycznia 2025 r.?
Od 1 stycznia 2025 r. krajowi przedsiębiorcy są co do zasady zobowiązani do odbioru e‑faktur dla określonych krajowych transakcji B2B – dla tego obowiązku odbioru nie przewidziano okresu przejściowego. Natomiast obowiązek wystawiania e‑faktur został rozłożony w czasie poprzez przepisy przejściowe w § 27 ust. 38 ustawy o VAT (UStG): wielu przedsiębiorców może przy wystawianiu faktur do końca 2026 r. lub 2027 r. nadal stosować tzw. „inne faktury”.
Pismo BMF z 15.10.2025 r. – drugie pismo wyjaśniające dotyczące obowiązku e‑fakturowania, następujące po piśmie wprowadzającym z 15.10.2024 r. – nie zawiera zasadniczych zmian ustawowych, ale doprecyzowuje kluczowe kwestie techniczne, które w praktyce powodowały niepewność.
Wymogi techniczne: czym jest e-faktura?
Faktura jest uznawana za e‑fakturę w rozumieniu przepisów wyłącznie wtedy, gdy łącznie spełnia następujące warunki:
- jest wystawiona w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym,
- umożliwia zautomatyzowane elektroniczne przetwarzanie,
- odpowiada wymogom § 14 ust. 1 zdanie 6 UStG, tzn. opiera się na europejskiej normie EN 16931 (format CEN zgodnie z dyrektywą 2014/55/UE).
Do dopuszczalnych formatów należą w szczególności XRechnung oraz ZUGFeRD (z osadzonym komponentem XML). Zwykły dokument PDF bez ustrukturyzowanej części danych nie spełnia tych wymogów i jest traktowany jedynie jako „inna faktura” w rozumieniu § 14 ust. 1 zdanie 1 UStG.
Doprecyzowania dotyczące błędów formatu
Pismo BMF z 15.10.2025 r. precyzuje, kiedy faktura, mimo elektronicznego przesłania, nie jest uznawana za e‑fakturę. Ma to w szczególności miejsce, gdy:
- nie zastosowano dopuszczalnego ustrukturyzowanego formatu (tj. ani XRechnung, ani ZUGFeRD z prawidłową częścią XML), lub
- kompletna i prawidłowa ekstrakcja danych nie jest technicznie możliwa.
W takich przypadkach mamy do czynienia jedynie z „inną fakturą” w rozumieniu § 14 ust. 1 zdanie 1 UStG. Dla praktyki istotne jest rozróżnienie, którego dokonuje BMF, między błędami formatu a błędami reguł biznesowych: błędy formatu powodują, że nie mamy do czynienia z e‑fakturą – z możliwymi konsekwencjami dla odliczenia podatku naliczonego. Natomiast błędy reguł biznesowych dotyczą merytorycznych nieprawidłowości i stają się istotne dopiero na innym etapie.
Obowiązek e-fakturowania w przypadku not uznaniowych (Gutschriften)
BMF wyjaśnia, że obowiązek e‑fakturowania obejmuje również noty uznaniowe, o ile są one traktowane jako faktura na gruncie podatku od towarów i usług. Oznacza to, że:
- noty uznaniowe również muszą być wystawiane w dopuszczalnym ustrukturyzowanym formacie elektronicznym,
- sama graficzna prezentacja lub zwykły plik PDF w takich przypadkach nie wystarczają.
Wyłączenia z obowiązku e-fakturowania
Nie uległy zmianie wyłączenia z obowiązku stosowania e‑faktur, które dotyczą:
- faktur o niskiej wartości do 250 euro (§ 33 rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT – UStDV),
- biletów na przewóz osób (§ 34 UStDV),
- faktur wystawianych przez tzw. małych przedsiębiorców: mali przedsiębiorcy są zwolnieni z obowiązku wystawiania e‑faktur, jednak mogą dobrowolnie je wystawiać. Ważne: mali przedsiębiorcy są natomiast od 1 stycznia 2025 r. zobowiązani do odbioru e‑faktur.
Wnioski: konieczność działania po stronie przedsiębiorstw
Pismo BMF z 15.10.2025 r. nie wprowadza zasadniczych nowości, jednak zapewnia istotną klarowność w zakresie technicznych zagadnień szczegółowych dotyczących obowiązku e‑fakturowania. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwa powinny dokładnie przeanalizować swoje procesy fakturowania oraz wykorzystywane systemy i zapewnić, aby wymagania formalne – w szczególności w odniesieniu do zgodności formatów i możliwości ekstrakcji danych – były niezawodnie spełnione.
Szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązek odbioru e‑faktur (obowiązujący od razu, bez okresu przejściowego) oraz stopniowo wprowadzany obowiązek wystawiania e‑faktur zgodnie z przepisami przejściowymi.
Mają Państwo pytania dotyczące obowiązku e‑fakturowania lub praktycznego wdrożenia w Państwa przedsiębiorstwie? Chętnie doradzimy – prosimy o kontakt.
