Polska spółka specjalizująca się w dużych instalacjach fotowoltaicznych i magazynach energii planuje wejście na rynek niemiecki. Rozwój na rynku krajowym był dynamiczny, sytuacja finansowa jest stabilna. Pierwsze projekty w Niemczech, częściowo z regionalnymi zakładami energetycznymi, częściowo w oparciu o umowy ramowe, są bliskie realizacji. Spółka przygotowała się również do udziału w przetargach ogólnokrajowych.
Jasne jest jedno: nie jest to „testowy” projekt. Przedsiębiorstwo chce być obecne w Niemczech w dłuższej perspektywie, zbudować lokalny zespół i wziąć na siebie odpowiedzialność – zarówno gospodarczą, jak i prawną.
Zanim jednak zostaną podpisane pierwsze umowy, pojawia się kluczowe strategiczne i podatkowe pytanie:
Czy działalność w Niemczech powinna być prowadzona w formie spółki zależnej (zwykle jako GmbH), czy jako zakład podatkowy?
Ta decyzja ma istotne konsekwencje prawne, podatkowe, organizacyjne oraz wizerunkowe. Powinna zostać podjęta na wczesnym etapie, najlepiej przed realizacją pierwszego zlecenia.
1. Klasyfikacja prawno-podatkowa: spółka kapitałowa czy zakład podatkowy
Z perspektywy niemieckiego prawa podatkowego kluczowe są w szczególności następujące regulacje:
- Zgodnie z § 1 ust. 1 niemieckiej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (KStG) spółki kapitałowe z siedzibą lub miejscem faktycznego zarządu w Niemczech podlegają w Niemczech nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.
- Miejsce faktycznego zarządu, zgodnie z § 10 niemieckiej ordynacji podatkowej (AO), to miejsce, w którym faktycznie podejmowane są zasadnicze decyzje dotyczące prowadzenia działalności. Decydujące znaczenie ma rzeczywiste zarządzanie, a nie adres w stopce redakcyjnej.
- Zakład podatkowy w rozumieniu § 12 AO powstaje wówczas, gdy w Niemczech istnieje stała placówka, nad którą przedsiębiorstwo ma trwałą dyspozycję i za pośrednictwem której prowadzi działalność gospodarczą. Może to być np. plac budowy, biuro techniczne lub stały pracownik.
W zależności od przyjętej struktury ta sama działalność gospodarcza może być w Niemczech traktowana podatkowo jako spółka kapitałowa (niemiecka spółka zależna) albo jako zakład podatkowy. Pociąga to za sobą odmienne skutki w zakresie opodatkowania, odpowiedzialności i organizacji.
2. Niemiecka spółka zależna (GmbH): odrębność prawna, ograniczona odpowiedzialność i zaufanie rynku
Założenie niemieckiej spółki zależnej, najczęściej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH), zapewnia wyraźne oddzielenie prawne działalności niemieckiej od działalności spółki matki. Z chwilą wpisu do rejestru handlowego spółka GmbH staje się odrębną osobą prawną (§ 13 GmbHG). Odpowiada wyłącznie własnym majątkiem i podlega pełnemu opodatkowaniu w Niemczech podatkiem dochodowym od osób prawnych i podatkiem od działalności gospodarczej (§ 1 ust. 1 KStG, § 2 GewStG).
W przedstawionym przypadku – długoterminowe wejście na rynek, znacząca baza kapitałowa, udział w przetargach – za utworzeniem niemieckiej spółki zależnej przemawia szereg argumentów:
- Ograniczenie odpowiedzialności
- Przejrzystość podatkowa
- Większa pewność prawna
- Wyższy poziom zaufania ze strony klientów, banków i podmiotów publicznych
W praktyce kluczowe jest wykazanie miejsca faktycznego zarządu w Niemczech. Bez takiego miejsca przyznanie niemieckiego numeru identyfikacji podatkowej bywa często opóźnione lub traktowane bardzo ostrożnie. Może to prowadzić do realnych opóźnień: bez numeru podatkowego nie ma rejestracji do VAT, nie ma listy płac i często nie jest możliwa sprawna realizacja kontraktów.
Możliwe rozwiązania praktyczne:
- Członek zarządu (managing director) mający miejsce zamieszkania w Niemczech
- Lokalna jednostka zarządzająca operacyjnie w Niemczech
- Wiarygodnie zorganizowana struktura decyzyjna w Niemczech, np. poprzez prokurę, szerokie pełnomocnictwa lub operacyjne zaplecze (back office)
Ceną tej stabilności jest czas. W praktyce proces założenia GmbH trwa zazwyczaj od ośmiu do szesnastu tygodni i obejmuje czynności notarialne, wpis do rejestru handlowego, otwarcie rachunku bankowego oraz rejestrację podatkową.
3. Zakład podatkowy w Niemczech: szybsze wejście na rynek, większa niepewność
Alternatywą jest rozpoczęcie działalności operacyjnej w Niemczech bez zakładania od razu spółki córki. Może to nastąpić np. poprzez kierownika projektu na miejscu, biuro techniczne lub zespół serwisowy działający na budowie. W wielu przypadkach w rezultacie powstaje zakład podatkowy w rozumieniu niemieckiej ordynacji podatkowej, nawet jeżeli wcześniej nie podjęto formalnej decyzji co do struktury.
Zalety zakładu podatkowego:
- Szybsze wejście na rynek niemiecki
- Brak konieczności przeprowadzania formalnego procesu założenia spółki (bez aktu notarialnego)
- Brak wymogu wniesienia kapitału zakładowego
- Z reguły mniejszy formalny nakład po stronie wybranych organów
Ta szybkość wiąże się jednak z określonymi wyzwaniami:
- Brak odrębnej osoby prawnej dla działalności w Niemczech
- Brak samodzielnego wpisu do rejestru handlowego dla działalności niemieckiej
- W praktyce ograniczone możliwości udziału w niektórych przetargach, zwłaszcza gdy zamawiający preferują niemiecką spółkę z o.o. (GmbH) jako kontrahenta
- Asymetria informacji po stronie klientów i partnerów, m.in. w zakresie odpowiedzialności, wypłacalności i procesu decyzyjnego
W szczególności przy projektach technologicznie złożonych, długoterminowych lub o wysokim znaczeniu dla bezpieczeństwa, może to prowadzić do trudności w budowaniu zaufania, nawet jeśli spółka jest obiektywnie silna i kompetentna.
4. Compliance w Niemczech: obowiązki zarówno przy spółce zależnej, jak i przy zakładzie
Niezależnie od tego, czy działalność w Niemczech będzie prowadzona w formie spółki zależnej (GmbH), czy zakładu podatkowego, wraz z rozpoczęciem działalności gospodarczej powstaje szereg obowiązków prawnych i podatkowych. W szczególności należy uwzględnić:
- Co do zasady obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z § 238 niemieckiego kodeksu handlowego (HGB) lub §§ 140, 141 AO, po osiągnięciu progu działalności handlowej lub ustawowych progów podatkowych
- Obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech oraz składanie bieżących deklaracji VAT
- Obowiązek zapłaty podatku od działalności gospodarczej (Gewerbesteuer) w Niemczech
- Obowiązek prowadzenia dokumentacji procesów zgodnie z wytycznymi GoBD
- Obowiązek sporządzania dokumentacji cen transferowych dla transakcji wewnątrzgrupowych, jeśli spełnione są przesłanki z § 90 ust. 3 AO
- Obowiązki współpracy podczas niemieckich kontroli podatkowych (Außenprüfung)
Compliance nie jest zatem tematem pobocznym, lecz kluczowym elementem obu modeli. Główna część złożoności wynika mniej z wyboru formy prawnej, a bardziej z praktycznego ukształtowania procesów biznesowych, rozliczeń wewnątrzgrupowych i dokumentacji.
5. Podsumowanie: wybór struktury w zależności od celów i modelu biznesowego
Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na pytanie, czy lepszym rozwiązaniem jest niemiecka spółka zależna w formie GmbH, czy zakład podatkowy. Optymalna struktura zależy od sytuacji konkretnego przedsiębiorstwa, w szczególności od odpowiedzi na następujące pytania:
- Jak trwałe ma być wejście na rynek niemiecki?
- Czy spółka jest gotowa związać kapitał w Niemczech i pokazać te inwestycje w bilansie?
- Jak duże znaczenie mają przetargi oraz budowa lokalnych struktur organizacyjnych?
- Na ile ważna jest szybkość wejścia na rynek i „przetestowanie” go w porównaniu z odrębnością prawną i ograniczeniem odpowiedzialności?
- Jak bardzo złożone są transakcje wewnątrzgrupowe (np. ceny transferowe, finansowanie, licencje)?
W przypadku opisywanej polskiej spółki energetycznej wiele przemawia za założeniem niemieckiej spółki zależnej w formie GmbH. Jednocześnie zakład podatkowy może być sensownym rozwiązaniem przejściowym dla pierwszych projektów.
Optymalna struktura nie jest gotowym szablonem, lecz wynikiem starannego wyważenia aspektów prawnych, podatkowych, finansowych oraz wymogów rynku.
6. Jak wspieramy Państwa wejście na rynek niemiecki
Jako Erkiert & Mainka Rechts- und Steuerberatungs AG wspieramy przedsiębiorstwa z Polski i innych krajów europejskich przy wejściu na rynek niemiecki. Obejmuje to wybór między spółką zależną a zakładem podatkowym, proces założenia i rejestracji, a także bieżące obowiązki prawne i podatkowe.
W szczególności pomagamy w:
- Wyborze i zaprojektowaniu odpowiedniej struktury (GmbH, zakład podatkowy, modele przejściowe)
- Kontakcie i uzgodnieniach z niemieckimi organami podatkowymi oraz bankami
- Organizacji księgowości, raportowania i dokumentacji cen transferowych
- Przygotowaniu do niemieckich kontroli podatkowych oraz wypełnieniu obowiązków dokumentacyjnych
Kontakt
Planują Państwo wejście na rynek niemiecki i zastanawiają się, czy lepszym rozwiązaniem będzie spółka zależna czy zakład podatkowy?
Zapraszamy do kontaktu.
