Na pierwszy rzut oka temat wydaje się prosty i łatwy do wyjaśnienia. Niektórzy mogą twierdzić, że miejsce faktycznego zarządu to siedziba spółki wskazana w rejestrze. Inni powiedzą, że jest to miejsce, w którym członek zarządu podejmuje decyzje. To drugie podejście jest już stosunkowo bliskie temu, co za miejsce faktycznego zarządu uznaje administracja podatkowa.
Zdaniem organów podatkowych miejsce faktycznego zarządu nie ogranicza się do formalnych danych, takich jak wpisana do rejestru siedziba spółki. Kluczowe znaczenie ma to, gdzie faktycznie kształtowana jest wola zarządcza. Miejsce faktycznego zarządu obejmuje bieżące kierowanie działalnością, czyli czynności faktyczne i prawne związane ze zwykłym prowadzeniem przedsiębiorstwa. Z reguły znajduje się ono tam, gdzie osoby uprawnione do reprezentacji rzeczywiście wykonują swoje czynności zarządcze – często w miejscu zamieszkania lub biurze członka zarządu.
To podejście pokazuje, że siedziba statutowa spółki nie musi decydować o miejscu faktycznego zarządu. Co w przypadku spółek niemieckich, których członkowie zarządu mieszkają w Niemczech, może prowadzić do sporów z administracją podatkową, staje się jeszcze większym problemem, gdy członkowie zarządu mieszkają za granicą.
Ustalenie miejsca faktycznego zarządu ma zasadnicze znaczenie przy ocenie, gdzie spółka posiada rezydencję podatkową, a tym samym nieograniczony obowiązek podatkowy. Zgodnie z § 10 niemieckiej Ordynacji podatkowej (AO) „zarząd” definiowany jest jako centrum najwyższego kierownictwa gospodarczego. To dość nieprecyzyjne pojęcie zostało doprecyzowane przez orzecznictwo oraz wytyczne administracyjne do § 10 AO (AEAO). Oprócz tego, gdzie podejmowane są kluczowe decyzje zarządcze, szczególne znaczenie ma prowadzenie bieżącej działalności. Bieżąca działalność obejmuje wszystkie czynności związane ze zwykłym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. W tym obszarze mogą powstać liczne ryzyka – zwłaszcza gdy członkowie zarządu mieszkają za granicą. Im większa odległość pomiędzy siedzibą statutową spółki i jej pomieszczeniami a miejscem zamieszkania członka zarządu, tym bardziej administracja podatkowa będzie podważać, że miejsce faktycznego zarządu znajduje się w Niemczech.
Jeśli spółka z o.o. ma siedzibę po niemieckiej stronie Görlitz, a członek zarządu mieszka po stronie polskiej Zgorzelca, prawdopodobnie nie stanowi to problemu. Jeżeli jednak spółka ma siedzibę w Stuttgarcie, a członek zarządu mieszka w Gdańsku, sytuacja staje się znacznie bardziej problematyczna. Od tego momentu to spółka i członek zarządu muszą wykazać, że miejsce faktycznego zarządu znajduje się w Niemczech – a nie w Polsce. Właśnie takie sytuacje mogą prowadzić do niezamierzonego powstania zakładu podatkowego w innym państwie, wraz ze wszystkimi tego konsekwencjami podatkowymi.
Zgodnie z § 12 ust. 1 AO zakładem podatkowym jest każde stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. W szczególności, zgodnie z § 12 ust. 2 pkt 1 AO, za zakład uważa się miejsce zarządu. Podobnie art. 5 ust. 2 lit. a) Modelowej Konwencji OECD obejmuje miejscem prowadzenia działalności także miejsce zarządu. Dlatego też, jeżeli organy podatkowe badają miejsce faktycznego zarządu – np. w trakcie kontroli VAT – warto być dobrze przygotowanym. Dowodami mogą być umowy najmu biura (także wirtualnego), a także dokumenty podróży, takie jak ewidencje przejazdów czy rachunki za noclegi. Mogą one stanowić istotne wskazówki, że pomimo różnic lokalizacyjnych bieżąca działalność faktycznie wykonywana jest w siedzibie statutowej. Orzecznictwo podkreśla ponadto konieczność indywidualnej oceny każdego przypadku. Aby uniknąć ryzyka sporów i kontroli, warto już na etapie organizacji spółki świadomie zaplanować kwestię miejsca faktycznego zarządu.
W celu uzyskania dalszych informacji lub indywidualnej porady w tym zakresie pozostajemy do Państwa dyspozycji.
